Ein Mitarbeiter kostet dich als Arbeitgeber 2026 in Deutschland meist rund 22 bis 26 % mehr als sein Bruttogehalt – allein durch Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Umlagen und gesetzliche Unfallversicherung.

Ein Mitarbeiter mit 3.500 € Bruttogehalt kostet deshalb in der reinen Lohnabrechnung typischerweise ungefähr 4.300 bis 4.450 € pro Monat.

Rechnet man zusätzlich Arbeitsplatz, Software, Arbeitskleidung, Fahrzeug, Weiterbildung, Recruiting und andere betriebliche Kosten hinzu, können daraus schnell 4.500 bis 5.500 € oder mehr pro Monat werden.

Für Unternehmer ist deshalb nicht die entscheidende Frage:

„Wie hoch ist das Bruttogehalt?“

sondern:

„Was kostet mich dieser Mitarbeiter vollständig – und welchen Umsatz muss er erwirtschaften?“

Übersicht: Was kostet ein Mitarbeiter den Arbeitgeber?

Für einen normalen sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmer unterhalb der Beitragsbemessungsgrenzen entstehen 2026 unter anderem folgende Arbeitgeberanteile:

Kostenposition	Arbeitgeberanteil 2026
Rentenversicherung	9,30 %
Arbeitslosenversicherung	1,30 %
Pflegeversicherung	1,80 %*
Krankenversicherung	7,30 %
Zusatzbeitrag Krankenkasse	ca. 1,5 %
U2-Umlage	kassenabhängig, z. B. 0,44 %
Insolvenzgeldumlage U3	0,15 %
U1 bei kleineren Arbeitgebern	kassenabhängig, häufig ca. 1–3 %
Berufsgenossenschaft	branchenabhängig
Typische Lohnnebenkosten	ca. 22–26 %

*Außerhalb Sachsens. In Sachsen gilt eine abweichende Aufteilung bei der Pflegeversicherung.

Der allgemeine Beitragssatz zur gesetzlichen Krankenversicherung beträgt 2026 14,6 %, zusätzlich erheben die Krankenkassen einen individuellen Zusatzbeitrag. Tatsächlich lag der durchschnittlich erhobene Zusatzbeitrag zum Jahresbeginn 2026 bei 3,13 %. Arbeitgeber und Arbeitnehmer tragen Krankenversicherung inklusive Zusatzbeitrag grundsätzlich jeweils zur Hälfte.

Rentenversicherung und Arbeitslosenversicherung liegen 2026 bei insgesamt 18,6 % beziehungsweise 2,6 %, wovon der Arbeitgeber jeweils die Hälfte übernimmt. Der Arbeitgeberanteil zur Pflegeversicherung beträgt außerhalb Sachsens 1,8 %.

Als einfache Faustformel kannst du bei einem normalen Arbeitnehmer zunächst mit Bruttogehalt × 1,23 bis 1,26 rechnen.

Das sind aber noch nicht die vollständigen wirtschaftlichen Kosten.

Rechenbeispiel 1: Mitarbeiter mit 2.500 € brutto

Ausgangssituation

Vollzeit
sozialversicherungspflichtig
gesetzlich krankenversichert
Unternehmen mit weniger als 30 Mitarbeitern
keine Sonderzahlungen
kein Firmenwagen

Monatliche Lohnkosten

Kostenpunkt	Beispiel
Bruttogehalt	2.500 €
Rentenversicherung AG	232,50 €
Krankenversicherung inkl. Zusatzbeitrag	ca. 222 €
Pflegeversicherung	45 €
Arbeitslosenversicherung	32,50 €
U1/U2/U3	ca. 65 €
Berufsgenossenschaft	ca. 30 €
Arbeitgeberkosten	ca. 3.125 €

➡️ Aus 2.500 € Bruttogehalt werden ungefähr 3.100 € tatsächliche monatliche Lohnkosten.

Pro Jahr

3.125 € × 12 =

37.500 €

Noch ohne:

Weihnachtsgeld
Urlaubsgeld
Arbeitsplatz
Fahrzeug
Arbeitskleidung
Software
Weiterbildung.

Rechenbeispiel 2: Mitarbeiter mit 3.500 € brutto

Das ist für viele Fachkräfte und kaufmännische Mitarbeiter eine interessante Größenordnung.

Ausgangssituation

Brutto: 3.500 €
Vollzeit
normale Sozialversicherung
kleines Unternehmen

Monatliche Kosten

Kostenpunkt	Beispiel
Bruttogehalt	3.500 €
Arbeitgeberanteile Sozialversicherung	ca. 745 €
Umlagen	ca. 95 €
Berufsgenossenschaft	ca. 45 €
Reine Personalkosten	ca. 4.385 €

➡️ Ein Mitarbeiter mit 3.500 € brutto kostet dich also rund 4.300 bis 4.450 € pro Monat.

Jahreskosten

Bei 4.385 €:

4.385 × 12 =

52.620 € pro Jahr

Und jetzt kommt der entscheidende Punkt:

Das ist immer noch nicht die ganze Wahrheit.

Rechenbeispiel 3: Mitarbeiter mit 5.000 € brutto

Monatliche Lohnkosten

Kostenpunkt	Beispiel
Bruttogehalt	5.000 €
Arbeitgeberanteile Sozialversicherung	ca. 1.060 €
Umlagen	ca. 130 €
Berufsgenossenschaft	ca. 65 €
Arbeitgeberkosten	ca. 6.255 €

➡️ Ein Mitarbeiter mit 5.000 € brutto kostet den Arbeitgeber rund 6.200 bis 6.400 € monatlich.

Pro Jahr

ca.

75.000 €

Schnellübersicht nach Bruttogehalt

Bruttogehalt	Ungefähre Arbeitgeberkosten/Monat
2.000 €	2.450 – 2.550 €
2.500 €	3.050 – 3.150 €
3.000 €	3.700 – 3.800 €
3.500 €	4.300 – 4.450 €
4.000 €	4.900 – 5.100 €
5.000 €	6.150 – 6.400 €

Die Tabelle ist eine Orientierung für gewöhnliche sozialversicherungspflichtige Beschäftigungen unterhalb der jeweiligen Beitragsbemessungsgrenzen. Krankenkasse, Umlagesatz und Berufsgenossenschaft können die tatsächlichen Werte verändern.

Alle Kosten im Detail

Bruttogehalt

Das Bruttogehalt ist der Betrag, den du mit dem Mitarbeiter im Arbeitsvertrag vereinbarst.

Beispiel:

3.500 € brutto

Das bedeutet aber nicht:

3.500 € Kosten für das Unternehmen.

Denn auf diesen Betrag kommen Arbeitgeberbeiträge.

Rentenversicherung

Der Beitragssatz beträgt 2026:

18,6 %

Arbeitgeber und Arbeitnehmer tragen normalerweise jeweils die Hälfte.

Arbeitgeberanteil:

9,3 %

Bei 3.500 € brutto:

3.500 € × 9,3 %

325,50 € pro Monat

Krankenversicherung

Der allgemeine Beitragssatz beträgt:

14,6 %

Davon trägt der Arbeitgeber:

7,3 %

Hinzu kommt der Zusatzbeitrag der jeweiligen Krankenkasse.

Der tatsächlich erhobene durchschnittliche Zusatzbeitrag lag Anfang 2026 bei 3,13 %. Auch dieser wird hälftig zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber aufgeteilt.

Damit ergibt sich bei Verwendung dieses Durchschnittswerts ungefähr:

8,865 % Arbeitgeberanteil zur Krankenversicherung.

Bei 3.500 € brutto:

3.500 × 8,865 %

ca. 310 €

Pflegeversicherung

Der reguläre Arbeitgeberanteil beträgt außerhalb Sachsens 2026:

1,8 %

Bei 3.500 €:

63 €

Der Zuschlag für kinderlose Beschäftigte wird grundsätzlich vom Arbeitnehmer getragen und erhöht normalerweise nicht deinen Arbeitgeberanteil.

Arbeitslosenversicherung

Gesamtbeitrag:

2,6 %

Arbeitgeberanteil:

1,3 %

Bei 3.500 €:

45,50 €

Umlage U1

Diese Position kennen viele Gründer vor der ersten Einstellung überhaupt nicht.

Die U1 dient dazu, kleinere Arbeitgeber bei der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall zu entlasten.

Unternehmen mit regelmäßig bis zu 30 Beschäftigten nehmen grundsätzlich am U1-Verfahren teil.

Wie hoch der Beitrag ist, hängt von der Krankenkasse und dem gewählten Erstattungssatz ab.

Beispiel Techniker Krankenkasse 2026:

50 % Erstattung → 1,3 %
70 % Erstattung → 2,1 %
80 % Erstattung → 3,2 %

Das ist ein gutes Beispiel dafür, warum man Personalkosten nicht mit einer einzigen festen Prozentzahl berechnen sollte.

Umlage U2

Die U2 finanziert Arbeitgeberaufwendungen im Zusammenhang mit Mutterschaft.

Sie wird grundsätzlich von allen Arbeitgebern gezahlt.

Bei der TK beträgt sie 2026 beispielsweise:

0,44 %

Insolvenzgeldumlage U3

Zusätzlich fällt die Insolvenzgeldumlage an.

2026 beträgt sie:

0,15 %

Berufsgenossenschaft

Auch diese Kosten solltest du nicht vergessen.

Die gesetzliche Unfallversicherung wird vollständig vom Arbeitgeber finanziert.

Die Beitragshöhe richtet sich unter anderem nach:

Lohnsumme
Berufsgenossenschaft
Gefahrenklasse
Unfallrisiko der Tätigkeit.

Ein Büroangestellter ist deshalb deutlich günstiger zu versichern als beispielsweise ein Mitarbeiter auf einer Baustelle.

Die DGUV nennt als langfristigen Durchschnitt über alle Branchen ungefähr 1,3 %, tatsächlich kann dein individueller Beitrag jedoch deutlich davon abweichen.

Beitragsbemessungsgrenzen 2026

Bei höheren Gehältern steigen die Sozialabgaben nicht unbegrenzt weiter.

2026 gelten unter anderem folgende monatlichen Beitragsbemessungsgrenzen:

Kranken- und Pflegeversicherung

5.812,50 €

Renten- und Arbeitslosenversicherung

8.450 €

Einkommen oberhalb dieser Grenzen wird im jeweiligen Versicherungszweig nicht mehr mit zusätzlichen Beiträgen belastet.

Das bedeutet:

Ein Mitarbeiter mit 10.000 € brutto kostet nicht einfach 25 % mehr Sozialversicherung auf das komplette Gehalt.

Jetzt kommt der wichtige Unterschied: Lohnkosten vs. echte Mitarbeiterkosten

Wenn du als Unternehmer wissen willst:

Was kostet mich mein Mitarbeiter wirklich?

reicht die Lohnabrechnung nicht.

Du musst zusätzlich berücksichtigen:

Arbeitsplatz
Computer
Handy
Software
Fahrzeug
Werkzeug
Arbeitskleidung
Weiterbildung
Recruiting
Steuerberater/Lohnabrechnung
Versicherungen
Ausfallzeiten.

Arbeitsplatz

Bei einem Büroarbeitsplatz können beispielsweise entstehen:

Kosten	Monat
Büroanteil	150 €
Strom/Heizung	30 €
Computer	50 €
Software	80 €
Telefon	25 €
Büromaterial	20 €
Gesamt	355 €

Ein Mitarbeiter mit 3.500 € brutto kostet dann nicht mehr:

4.385 €

sondern:

ca. 4.740 € pro Monat

Firmenwagen

Benötigt der Mitarbeiter ein Firmenfahrzeug, verändert sich die Rechnung drastisch.

Beispielsweise:

Position	Monat
Leasing	550 €
Versicherung	120 €
Kraftstoff	300 €
Wartung/Reifen	100 €
Fahrzeugkosten	1.070 €

Unser Mitarbeiter mit 3.500 € brutto kostet damit:

4.385 €

+ 1.070 €

5.455 € pro Monat

Noch ohne Arbeitsplatz.

Mitarbeiter im Handwerk

Bei einem gewerblichen Mitarbeiter kommen möglicherweise hinzu:

Transporter
Maschinen
Werkzeug
Berufsbekleidung
PSA
Berufsgenossenschaft
Schulungen.

Dadurch können aus beispielsweise:

3.000 € Brutto

schnell:

4.500 bis 5.500 € reale Monatskosten

werden.

Was kostet mich Urlaub?

Ein Vollzeitmitarbeiter hat gesetzlichen und häufig zusätzlichen vertraglichen Urlaub.

Beispielsweise:

30 Urlaubstage pro Jahr.

Das Gehalt läuft während dieser Zeit weiter.

Wichtig:

Die Urlaubstage erhöhen nicht zusätzlich das vereinbarte Jahresgehalt.

Aber sie reduzieren die produktiven Stunden.

Das macht den Mitarbeiter pro tatsächlich produktiver Arbeitsstunde teurer.

Beispiel produktive Arbeitstage

Ein Jahr hat ungefähr:

260 Werktage Montag bis Freitag.

Davon beispielsweise:

30 Tage Urlaub
10 Feiertage an Werktagen
12 Krankheitstage
5 Tage Weiterbildung

bleiben:

ungefähr 203 produktive Arbeitstage.

Das entspricht nur:

rund 78 % der theoretischen Arbeitstage.

Was kostet mich ein Mitarbeiter pro produktiver Stunde?

Nehmen wir:

Bruttogehalt

3.500 €

Arbeitgeberkosten inklusive direkter Lohnnebenkosten

4.385 €/Monat

Jahreskosten

52.620 €

Bei:

203 Arbeitstagen

× 8 Stunden

1.624 produktiven Stunden.

52.620 €

÷ 1.624

32,40 € pro produktiver Stunde

Und das ohne:

Fahrzeug
Werkzeug
Büro
Verwaltung
Gewinn.

Beispiel Dienstleistungsunternehmen

Jetzt wird es unternehmerisch interessant.

Mitarbeiterkosten:

55.000 €/Jahr

Produktive Stunden:

1.600

Kosten pro produktiver Stunde:

34,38 €

Aber der Mitarbeiter muss auch bezahlen:

Verwaltung
Fahrzeuge
Büro
Marketing
Unternehmergewinn.

Deshalb kannst du ihn nicht für:

35 €/Stunde

verkaufen.

Welchen Stundensatz muss ich verlangen?

Nehmen wir:

Direkte Personalkosten:

35 €/produktive Stunde

Gemeinkosten:

10 €

Unternehmerischer Gewinn:

10 €

Dann benötigst du mindestens:

55 €/Stunde netto

Und je nach Branche eher:

60 bis 80 €/Stunde oder mehr.

Genau deshalb können Handwerks- oder Dienstleistungsstunden beim Kunden deutlich mehr kosten als der Mitarbeiter brutto verdient.

Was kostet mich Krankheit?

Bei Krankheit zahlt der Arbeitgeber grundsätzlich für eine bestimmte Dauer das Arbeitsentgelt weiter.

Kleinere Unternehmen können über die U1 jedoch abhängig vom gewählten Tarif einen Teil dieser Kosten erstattet bekommen.

Trotzdem entstehen indirekte Kosten:

Auftrag fällt aus
andere Mitarbeiter müssen einspringen
Überstunden
Ersatzpersonal
Terminverschiebungen.

Diese Kosten sieht man nicht in der normalen Lohnabrechnung.

Was kostet Recruiting?

Auch ein neuer Mitarbeiter kostet bereits Geld, bevor er anfängt.

Beispiele:

Stellenanzeigen
Personalvermittler
Vorstellungsgespräche
Arbeitszeit
Einarbeitung.

Bei Fachkräften können dafür schnell:

1.000 bis 10.000 € oder mehr

entstehen.

Was kostet die Einarbeitung?

Nehmen wir:

Neuer Mitarbeiter:

3.500 € brutto

Er benötigt:

2 Monate

bis zur vollen Produktivität.

Während dieser Zeit arbeitet er vielleicht durchschnittlich nur zu:

60 % produktiv.

Dadurch entstehen zusätzliche indirekte Kosten.

Besonders bei qualifizierten Mitarbeitern kann die Einarbeitung mehrere Monate dauern.

Weihnachtsgeld und Urlaubsgeld

Falls vertraglich oder tariflich vereinbart, kommen Sonderzahlungen hinzu.

Beispiel:

Weihnachtsgeld

2.000 €

Urlaubsgeld

1.000 €

Zusätzlich:

3.000 € pro Jahr.

Auf viele Sonderzahlungen fallen ebenfalls Sozialversicherungsbeiträge an.

Betriebliche Altersvorsorge

Bietet das Unternehmen eine betriebliche Altersvorsorge an, können weitere Arbeitgeberkosten entstehen.

Auch Zuschüsse zu:

Kita
Fahrtkosten
Fitnessstudio
Jobrad

erhöhen die tatsächlichen Kosten.

Vollständiges Rechenbeispiel

Mitarbeiter mit 3.500 € brutto

Direkte monatliche Kosten

Kostenpunkt	Betrag
Bruttogehalt	3.500 €
Sozialversicherung & Umlagen	840 €
Berufsgenossenschaft	45 €
Lohnkosten	4.385 €

Betriebliche Zusatzkosten

Kostenpunkt	Monat
Arbeitsplatz	250 €
Computer & Software	100 €
Telefon	25 €
Weiterbildung	75 €
Lohnabrechnung/Verwaltung	50 €
Zusatzkosten	500 €

Tatsächliche Kosten

4.385 €

+ 500 €

4.885 € pro Monat

Pro Jahr

4.885 × 12

58.620 €

Mit Firmenwagen

Zusätzlich:

900 €/Monat

Dann:

4.885 + 900

5.785 €/Monat

Jahreskosten

69.420 €

Damit kostet ein Mitarbeiter mit:

42.000 € Jahresbrutto

das Unternehmen tatsächlich schnell:

60.000 bis 70.000 € pro Jahr.

Welche Faustformel kann ich verwenden?

Nur Lohnkosten

Bruttogehalt × 1,22 bis 1,26

Beispiel:

3.500 € × 1,25

4.375 €

Das funktioniert für eine schnelle erste Kalkulation relativ gut.

Vollständige Mitarbeiterkosten

Je nach Unternehmen eher:

Bruttogehalt × 1,3 bis 1,5

Beispiel:

3.500 € × 1,4

4.900 €

Mit Fahrzeug oder teurer Ausstattung kann der Faktor deutlich höher liegen.

Was kostet ein Mitarbeiter mit Mindestlohn?

Der gesetzliche Mindestlohn beträgt seit Januar 2026:

13,90 € pro Stunde.

Bei beispielsweise:

173 Arbeitsstunden im Monat

ergibt sich:

13,90 € × 173

2.404,70 € brutto

Mit rund 24 % direkten Arbeitgebernebenkosten:

➡️ ungefähr 2.980 € monatliche Lohnkosten

Noch ohne Arbeitsplatz, Fahrzeug oder Werkzeug.

Die Minijob-Grenze liegt 2026 aufgrund des höheren Mindestlohns bei 603 € pro Monat.

Mitarbeiter oder Freelancer?

Auch diese Frage ist interessant.

Mitarbeiter

Vorteile:

✅ dauerhaft verfügbar

✅ besser integrierbar

✅ planbarer

Nachteile:

❌ hohe Fixkosten

❌ Arbeitgeberpflichten

❌ Ausfallrisiken

Freelancer

Vorteile:

✅ nur Leistung bezahlen

✅ flexibel

✅ weniger Fixkosten

Nachteile:

❌ häufig höherer Stundensatz

❌ weniger Bindung

❌ Verfügbarkeit

❌ Risiko einer Scheinselbstständigkeit bei falscher Gestaltung.

Ein Freelancer für:

70 €/Stunde

kann deshalb bei wenigen Stunden günstiger sein als ein fest angestellter Mitarbeiter.

Bei dauerhaft hoher Auslastung kann sich die Rechnung umdrehen.

Wie viel Umsatz muss ein Mitarbeiter machen?

Das ist vielleicht die wichtigste Frage für Unternehmer.

Nehmen wir:

Gesamtkosten Mitarbeiter

60.000 €/Jahr.

Wenn der Mitarbeiter lediglich:

60.000 € Umsatz

erwirtschaftet, verdient das Unternehmen damit noch kein Geld.

Denn vom Umsatz müssen zusätzlich bezahlt werden:

Unternehmensverwaltung
Fahrzeuge
Gebäude
Werbung
Versicherungen
Unternehmerlohn
Steuern
Gewinn.

Je nach Branche sollte ein Mitarbeiter deshalb häufig erheblich mehr Umsatz erwirtschaften als seine reinen Personalkosten.

Beispiel

Mitarbeiterkosten:

60.000 €

Benötigte Deckung für Gemeinkosten und Gewinn:

30.000 €

Notwendiger Deckungsbeitrag:

mindestens 90.000 €

Bei materialintensiven Unternehmen kann der notwendige Umsatz noch deutlich höher liegen.

Diese Kosten vergessen viele Arbeitgeber

❌ Berufsgenossenschaft

❌ U1/U2/U3

❌ Urlaub

❌ Krankheit

❌ Feiertage

❌ Recruiting

❌ Einarbeitung

❌ Arbeitskleidung

❌ Software

❌ Fahrzeug

❌ Weiterbildung

❌ Lohnabrechnung

❌ Arbeitsplatz

❌ Sonderzahlungen

Genau deshalb kostet ein Mitarbeiter wirtschaftlich fast nie nur sein Bruttogehalt.

So kannst du Personalkosten besser kalkulieren

✅ Nicht mit Nettogehalt rechnen

✅ Arbeitgebernebenkosten vollständig berücksichtigen

✅ produktive Stunden berechnen

✅ Fahrzeug und Ausstattung separat kalkulieren

✅ Urlaubs- und Krankheitstage berücksichtigen

✅ Gemeinkosten auf Mitarbeiter verteilen

✅ erforderlichen Umsatz pro Mitarbeiter berechnen

✅ Gehaltserhöhungen immer auf Gesamtkosten prüfen

Häufige Fehler

Fehler 1: Bruttogehalt = Personalkosten

Falsch.

3.500 € brutto bedeuten schnell:

4.300 bis 4.500 € direkte Arbeitgeberkosten.

Fehler 2: Urlaub als produktive Arbeitszeit rechnen

Der Mitarbeiter bekommt während seines Urlaubs Gehalt, produziert in dieser Zeit aber keine Leistung.

Für Stundensatzkalkulationen ist deshalb die Zahl der tatsächlich produktiven Stunden entscheidend.

Fehler 3: Fahrzeug vergessen

Ein Firmenfahrzeug kann:

700 bis 1.500 € monatlich

oder mehr kosten.

Damit verändert sich die Kalkulation erheblich.

Fehler 4: Krankheit mit null kalkulieren

Auch wenn kleine Arbeitgeber einen Teil der Lohnfortzahlung über U1 zurückerhalten können, entstehen organisatorische und produktive Ausfälle.

Fehler 5: Umsatz mit Gewinn verwechseln

Ein Mitarbeiter, der 60.000 € kostet und 70.000 € Umsatz erzielt, bringt nicht automatisch 10.000 € Gewinn.

Häufig gestellte Fragen

Was kostet ein Mitarbeiter bei 3.000 € brutto?

Bei einem normalen sozialversicherungspflichtigen Arbeitsverhältnis solltest du 2026 für die reine Lohnabrechnung ungefähr:

3.700 bis 3.800 € pro Monat

einplanen.

Mit Arbeitsplatz und weiteren betrieblichen Kosten sind:

4.000 bis 4.500 €

realistisch.

Was kostet ein Mitarbeiter bei 3.500 € brutto?

Die direkten Arbeitgeberkosten liegen ungefähr bei:

4.300 bis 4.450 € pro Monat.

Mit Arbeitsplatz, Software und sonstigen Kosten können daraus:

4.700 bis 5.500 €

werden.

Was kostet ein Mitarbeiter bei 5.000 € brutto?

Reine Arbeitgeberkosten:

ca. 6.200 bis 6.400 € pro Monat.

Mit zusätzlicher Ausstattung entsprechend mehr.

Wie hoch sind die Lohnnebenkosten für Arbeitgeber 2026?

Für einen typischen sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten solltest du grob mit:

22 bis 26 % zusätzlich zum Bruttolohn

rechnen.

Der genaue Prozentsatz hängt insbesondere von Krankenkasse, U1-Tarif, Berufsgenossenschaft und Beschäftigungssituation ab. Die Kernbeiträge zur Sozialversicherung liegen 2026 bei 18,6 % Rentenversicherung, 14,6 % allgemeiner Krankenversicherung plus Zusatzbeitrag, 3,6 % Pflegeversicherung und 2,6 % Arbeitslosenversicherung; diese werden grundsätzlich zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geteilt, mit einzelnen Ausnahmen.

Welche Beitragsbemessungsgrenzen gelten 2026?

Kranken- und Pflegeversicherung:

5.812,50 €/Monat

Renten- und Arbeitslosenversicherung:

8.450 €/Monat

Was kostet ein Mitarbeiter pro Jahr?

Bei 3.500 € brutto:

Jahresbrutto:

42.000 €

Direkte Arbeitgeberkosten:

ungefähr:

52.000 bis 54.000 €

Mit zusätzlicher betrieblicher Ausstattung:

55.000 bis 65.000 €+

Was kostet mich ein Mitarbeiter pro Stunde?

Das solltest du nicht aus:

Monatsgehalt ÷ Arbeitsstunden

berechnen.

Entscheidend sind die produktiven Jahresstunden.

Ein Mitarbeiter mit 3.500 € brutto kann dadurch bereits direkte Personalkosten von mehr als:

30 € pro produktiver Stunde

verursachen.

Mit Fahrzeug, Gemeinkosten und Gewinnaufschlag muss der abrechenbare Kundensatz entsprechend deutlich höher liegen.

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Fazit

Ein Mitarbeiter kostet dich 2026 deutlich mehr als sein Bruttogehalt.

Als erste Faustformel kannst du für einen normalen sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmer mit:

Bruttogehalt × etwa 1,22 bis 1,26

rechnen.

Aus:

3.500 € Bruttogehalt

werden damit ungefähr:

4.300 bis 4.450 € direkte monatliche Arbeitgeberkosten.

Das ist aber erst die erste Ebene.

Wenn zusätzlich Arbeitsplatz, Software, Fahrzeug, Weiterbildung, Recruiting und Verwaltung hinzukommen, sind:

4.700 bis 5.500 € pro Monat

für denselben Mitarbeiter absolut realistisch.

Mit Firmenwagen oder teurer technischer Ausstattung können die tatsächlichen Kosten noch deutlich höher liegen.

Deshalb solltest du vor jeder Einstellung fünf Zahlen kennen:

Wie hoch ist das Bruttogehalt?
Wie hoch sind meine vollständigen Arbeitgebernebenkosten?
Welche zusätzlichen Betriebskosten verursacht der Arbeitsplatz?
Wie viele produktive Stunden bleiben tatsächlich pro Jahr?
Welchen Umsatz oder Deckungsbeitrag muss der Mitarbeiter erwirtschaften?

Erst dann weißt du wirklich:

Das kostet mich mein Mitarbeiter.

Hinweis: Stand August 2026. Die genannten Kosten und Berechnungen dienen der Orientierung. Tatsächliche Arbeitgeberkosten hängen unter anderem von Krankenkasse, Bundesland, Berufsgenossenschaft, Unternehmensgröße, U1-Tarif, Beschäftigungsart, Gehalt und individuellen Zusatzleistungen ab. Der Beitrag ersetzt keine individuelle Lohn-, Steuer- oder arbeitsrechtliche Beratung.